В последние годы облачные технологии произвели революцию в нашей повседневной жизни. Мы публикуем семейные фотографии в Facebook, оплачиваем домашние счета через онлайн-банкинг и проверяем электронную почту на ходу с помощью смартфонов.
Итак, если мы используем облако в повседневной жизни, почему мы не делаем то же самое в нашей деловой жизни?
Облачное программное обеспечение для бухгалтерского учета теперь предлагает все функции и надежность вашей проверенной и надежной настольной системы учета, но с множеством дополнительных преимуществ, которые могут предоставить только онлайн-технологии (например, 1C:Управление Торговлей ПРОФ в облаке – https://bit-live.ru/catalog/1c-upravlenie-torgovley-prof/).
Если ваша компания ищет более эффективный способ управления своими финансовыми делами, вот шесть причин, по которым стоит серьезно подумать о переходе на облачный учет.
1. Мобильный доступ в любое время.
Благодаря облачному учету вы можете получить доступ к своим счетам и ключевым финансовым показателям в любое время и из любого места.
Когда вы используете старомодную настольную систему, вы фактически привязаны к офису. Ваше программное обеспечение, ваши данные и ваши учетные записи находятся на локальном диске. А это ограничивает доступ к вашей финансовой информации.
Облачный учет освобождает от этого ограничения. Все ваши данные и записи надежно зашифрованы и хранятся на облачном сервере, и вам не нужно загружать программное обеспечение – вы входите в систему и работаете через свой веб-браузер, где бы у вас ни был Wi-Fi и подключение к Интернету.
Итак, где бы вы ни находились, вы всегда можете проверить статус своего бизнеса.
2. Решение, эффективное с точки зрения затрат и времени.
Работа в сети сокращает ваши расходы на ИТ и экономит ваше время, поскольку вы постоянно связаны с бизнесом.
Для настольных систем требуются инвестиции в ИТ-оборудование, а также его обслуживание. Вам необходим сервер для размещения прикладного программного обеспечения и связанных данных. И вам нужно будет заплатить ИТ-специалисту за обслуживание как сервера, так и офисной сети, что может быть дорогостоящим.
Онлайн-учет ведется полностью из облака. Вам не нужно поддерживать дорогостоящую ИТ-инфраструктуру, и вы можете получить доступ к программному обеспечению независимо от того, находитесь ли вы в офисе, работаете за кухонным столом или на встрече с клиентами.
Вместо того, чтобы ждать, пока вы вернетесь в офис, вы можете немедленно утверждать платежи или отправлять счета клиентам, что сэкономит ваше время и сделает ваши финансовые процессы намного более эффективными.
3. Водонепроницаемая безопасность и отсутствие трудоемкого резервного копирования.
Когда вы работаете в облаке, все ваши учетные записи и записи сохраняются и резервируются с использованием военного уровня шифрования.
Если вы использовали настольный учет, вы будете знать о необходимости делать резервную копию своей работы в конце каждого дня. И вы также будете знать о необходимости обновлений каждый раз, когда ваш провайдер выпускает новую версию программного обеспечения.
На облачной платформе резервное копирование и обновления программного обеспечения уходят в прошлое. Вы всегда используете самую последнюю версию программного обеспечения со всеми последними функциями, налоговыми ставками и необходимыми декларациями. Кроме того, ваша работа автоматически сохраняется в процессе работы, поэтому вы экономите время и деньги на утомительных процедурах резервного копирования.
Безопасность – это еще одна область, в которой облачный учет превосходит настольную систему. Ваши данные больше не хранятся на физическом сервере в офисе или томятся на жестком диске вашего ноутбука. Вся ваша учетная информация зашифрована в источнике и сохраняется в облаке. Таким образом, единственный человек, имеющий доступ к вашей конфиденциальной информации, – это вы, а также избранные члены вашей команды и советники.
4. Простота обмена и совместной работы.
Работа с коллегами и обмен данными с советниками – чрезвычайно простой процесс, когда вы работаете в облаке.
При использовании старого настольного подхода у вас был ограниченный доступ к своим учетным записям, что затрудняло сотрудничество с коллегами и консультантами. Если вашему бухгалтеру нужны конкретные номера, их нужно будет отправить по электронной почте туда и обратно или сохранить на карту памяти USB и доставить курьером прямо в офис.
С помощью такой системы, как онлайн-бухгалтерия Xero (наш выбор облачной бухгалтерии), вы, ваши коллеги, ваша управленческая команда и ваши консультанты могут получить доступ к одним и тем же номерам – мгновенно из любого географического местоположения. Так что сотрудничать так же просто, как снять трубку и войти в Xero, имея перед собой ключевые номера.
5. Снижает объем бумажной работы и является более экологичным.
Использование облачного учета может осуществить мечту о безбумажном офисе.
С традиционным бухгалтерским учетом бумажная работа, ввод данных и финансовый администратор могут съесть ваше рабочее время. Все должно быть распечатано и обработано в бумажном виде, а это медленно, неэффективно и вредно для окружающей среды.
С помощью онлайн-системы бухгалтерского учета вы можете значительно снизить потребность в бумажной работе. Счета можно отправлять по электронной почте напрямую клиентам, что исключает расходы на печать и почтовые расходы и ускоряет процесс оплаты. Входящие счета и квитанции можно сканировать и сохранять непосредственно с соответствующими транзакциями в вашем бухгалтерском программном обеспечении.
А поскольку все ваши документы оцифрованы и хранятся в облаке, нет необходимости хранить бумажные оригиналы – экономия места для хранения и затрат на хранение.
6. Лучше контролировать свои финансовые процессы.
Эффективность программного обеспечения онлайн-бухгалтерского учета Xero позволяет значительно улучшить контроль над основными финансовыми процессами.
Функция онлайн-выставления счетов Xero упрощает весь процесс выставления счетов, давая вам лучшее представление об ожидаемом доходе, обзор непогашенной задолженности и четкую разбивку того, что каждый клиент должен вашему бизнесу.
URL:robertsnathan.com/the-benefits-of-cloud-accounting/