Некоторые люди скажут вам, что в этом мире есть только одна константа: изменение. С другой стороны, бизнесмены скажут вам, что есть еще по крайней мере одна константа, с которой им приходится бороться, а именно бумажная работа. У каждой компании на планете есть способ отслеживать свои документы. Тем не менее, несмотря на технологический прогресс, достигнутый за эти годы, многие предприятия по-прежнему полагаются на устаревшие методы.
Современные технологии управления документами (подробнее на сайте: https://www.ucmsgroup.ru/ru/services/document-management-consulting/) используют программное обеспечение и сканеры для хранения цифровых копий ваших документов, а также цифровой информации в ваших базах данных. Эта технология может помочь вам избежать некоторых трудностей, с которыми сталкиваются компании, использующие устаревшие или плохо структурированные системы управления документами.
Вот 5 проблем, которые можно решить с помощью эффективного документооборота:
1. Невозможно найти нужный документ
Если вы не можете найти нужный файл, значит, ваша система управления документами не выполняет свою работу. Система качества гарантирует, что ваши файлы организованы и легко доступны. Он также должен иметь хорошую функцию поиска, чтобы вы могли быстро найти документ.
2. Работа с неправильной версией файла
Удивительно, как много времени теряется из-за того, что сотрудник работал над неправильной версией документа. Опрос, проведенный в 2013 году исследовательской фирмой Harris Interactive, показал, что 83% работников умственного труда в США и Великобритании теряют время каждый день из-за проблем с версией. Почти половина из них отправили неправильную версию документа клиенту, коллеге или руководителю, а 57% часто не понимают, работают ли они над правильной версией.
Компаниям, использующим качественные системы управления документами, не стоит беспокоиться об этой проблеме. Эти системы показывают, когда документ был изменен и кто внес изменения, поэтому вы всегда будете знать, работаете ли вы над самой последней версией. Точно так же вы можете прочитать и поработать над более старыми копиями документа, если вам нужно найти что-то, что не вошло в более поздние версии.
3. Принудительное объединение документов вручную
Согласно опросу Harris Interactive, 56% работников умственного труда приходится вручную объединять различные версии своих документов. Они часто теряют много времени на перекрестные ссылки между этими версиями при поиске изменений, которые были внесены в одну копию, но не в другую. Напротив, хорошая система управления документами позволит вам полностью избежать этой проблемы, поскольку они автоматически объединяют версии документа.
4. Потеря производительности
Как отмечалось выше, 4 из каждых 5 работников умственного труда теряют время из-за проблем с версией документов. Однако почти три четверти сотрудников теряют время просто на поиск файлов. Дело в том, что плохие системы управления документами серьезно подрывают продуктивность вашей команды. С другой стороны, использование первоклассной системы может сэкономить время вашего персонала.
5. Разочарование сотрудников
Плохое решение для управления документами может не только снизить производительность ваших сотрудников. Это также может вызвать повсеместное недовольство работой и напряженность на рабочем месте. В некоторых случаях сотрудники настолько разочаровываются в своих системах управления документами, что начинают кричать на свои компьютеры. Многие рабочие думают, что работа с плохой системой управления документами утомительнее, чем запирание ключей в машине, и большинство из них сказали, что они лучше поработают в выходные, чем будут иметь дело с этими системами.
Сложные проблемы, простые решения
С правильной системой управления документами вы сможете избежать этих изнурительных трудностей. Качественное решение может упростить работу ваших сотрудников с документами, что, в свою очередь, может улучшить рабочую среду. Позволяя вам полагаться на цифровые документы вместо физических, эти системы могут сократить расходы, а также повысить производительность.
Аутсорсинг эффективного документооборота
Аутсорсинг – это бизнес-практика, при которой компания нанимает третье лицо для выполнения задач, выполнения операций или предоставления услуг для компании.
Внешняя компания, известная как поставщик услуг или сторонний поставщик, предоставляет своим сотрудникам или компьютерным системам возможность выполнять задачи или услуги либо на месте, на собственных объектах нанимающей компании, либо за ее пределами.
Сегодня компании могут передать на аутсорсинг ряд задач или услуг. Они часто передают на аутсорсинг услуги в области информационных технологий, включая программирование и разработку приложений, а также техническую поддержку. Они часто передают на аутсорсинг обслуживание клиентов и звонят в сервисные службы. Они также могут передать на аутсорсинг другие виды работ, включая производственные процессы, кадровые задачи и финансовые функции, такие как бухгалтерский учет и расчет заработной платы. Компании могут передавать на аутсорсинг целые подразделения, например весь ИТ-отдел, или только части определенного отдела.
Аутсорсинг бизнес-функций иногда называют аутсорсингом бизнес-процессов.
Аутсорсинг может включать использование крупного стороннего поставщика, такого как компания вроде IBM, для управления ИТ-услугами или цепочка поставок FedEx для сторонних логистических услуг, но также может включать наем отдельных независимых подрядчиков, временных офисных работников и фрилансеров.