Давайте начнем с примера того, что такое управление рабочим процессом. Например, подумайте, что нужно для найма новых сотрудников для работы в компании.
Пример управления рабочим процессом
Наем нового сотрудника – это пример работы, проделанной в организации, имеющей четкую бизнес-цель: новый сотрудник, прошедший соответствующий отбор, становится членом персонала. Для достижения этой цели менеджеры по найму, рекрутеры и сотрудники отдела кадров работают вместе над рядом задач.
Для найма кандидата на работу требуется ряд сведений, таких как имя кандидата и его резюме, а также сведения о вакансии. Некоторые задачи будут собирать дополнительную информацию в процессе приема на работу: кто и когда проводил собеседования, их индивидуальные оценки, практические аспекты, такие как дата доступности кандидата, и окончательное решение нанять кандидата или нет. Эта информация должна быть собрана, своевременно предоставлена нужным людям и заархивирована.
Когда HR-команда или кадровый отдел нанимают несколько новых сотрудников, руководство будет координировать эту работу для достижения ряда целей. Руководство хочет подбирать высококвалифицированных сотрудников по разумной цене без задержек, которых можно избежать, и представлять всем кандидатам профессиональный имидж компании.
Когда кандидат в конечном итоге будет принят на работу, в конце процесса, возможно, потребуется обновить другие ИТ-системы. Вакансия на веб-сайте компании может быть удалена, а новый сотрудник должен быть добавлен в базу данных персонала, возможно, с добавлением записей о процессе найма в его личное дело.
Этот пример процесса найма включает в себя большинство элементов, которые нам нужны, чтобы объяснить, что такое управление рабочим процессом в целом.
Что такое управление рабочим процессом
Управление рабочим процессом – это координация задач, составляющих работу, которую выполняет организация. Под «рабочим процессом» мы подразумеваем последовательность задач, которые являются частью некоторой более крупной задачи и иногда синонимичны «бизнес-процессу». Целью рабочего процесса является достижение определенного результата, а цель управления рабочим процессом – достижение лучших результатов в соответствии с некоторым набором целей.
Управление рабочим процессом – это в основном управленческая дисциплина, сфокусированная на структуре работы в какой-либо организации и на том, как команды взаимодействуют для выполнения этой работы. В принципе, для управления рабочим процессом не требуется программное обеспечение, но на практике программные инструменты используются для отслеживания работы и автоматизации ее частей.
Управление рабочим процессом касается работы, которую выполняют люди, но задачи также могут быть автоматизированы и выполнены ИТ-системами – компьютерным программным обеспечением. Таким образом, управление рабочими процессами может включать интеграцию ИТ-систем для обмена данными между рабочими процессами и другими ИТ-системами внутри организации.
Видимость работы, которая сопровождается управлением рабочими процессами, как правило, ведет к пониманию того, как улучшить эти рабочие процессы. Улучшение бизнес-процессов – естественная часть управления рабочим процессом. Это также одна из причин, почему управление рабочими процессами является дисциплиной управления, а не только программным обеспечением: улучшение процессов связано с изменением того, как люди выполняют свою работу, что сложнее, чем перенастройка программного обеспечения.
Системы управления рабочим процессом
Система управления рабочим процессом (WfMS) – это программное обеспечение, которое поддерживает управление рабочим процессом путем автоматизации частей координации управления, которые являются общими для различных рабочих процессов. В примере найма сотрудников WfMS будет управлять информацией о каждом процессе найма и документами, такими как резюме кандидата, и координировать распределение задач для рекрутеров, интервьюеров и другого персонала в соответствии с заранее определенным рабочим процессом найма.
WfMS – это универсальный инструмент, который потенциально может поддерживать любой рабочий процесс. WfMS обычно предоставляет следующие функции.
Графический конструктор процессов для определения рабочего процесса, возможно, с использованием стандарта Business Process Model & Notation (BPMN).
- Конструктор форм для создания пользовательского интерфейса для ввода структурированных данных рабочего процесса.
- Интеграция документов для загрузки неструктурированных данных в файлы.
- “Входящие”, с помощью которых люди могут находить задачи, над которыми нужно работать.
Уведомления, информирующие участников об изменениях в рабочих процессах, например о назначении задачи. - Права доступа, которые можно настроить для управления тем, кто и что может делать.
- Отчетность, которая предоставляет обзор незавершенных и выполненных работ.
- Точки интеграции, чтобы сделать возможной интеграцию систем.
Эта широкая функциональность означает, что WfMS является относительно сложным программным продуктом. Однако между самыми простыми и наиболее тяжелыми продуктами все еще существует большой диапазон сложности.